Hoe weet ik of mijn organisatie de goede dingen doet? Kenmerken van een succesvolle organisatie

Goede vraag! Maar wat bedoel ik dan? Ik heb veel mensen in organisaties mogen helpen bij het organiseren van hun werk, bij het opleveren van gevraagde "deliverables" en output, bij het inrichten van (veelal financiële) systemen en processen, noem het maar op. Het is natuurlijk interessant om te weten wat dit allemaal bijdraagt aan de "goede dingen" doen.

De goede dingen doen...

Ik kom nogal eens in organisaties waarin men werkt volgens een bepaalde Planning & Controlcyclus. Deze cyclus geeft aan hoe de organisatie vanuit een bepaalde visie en missie haar doelen wil realiseren en op welke wijze over de uitvoering daarvan verantwoording aan interne en externe stakeholders wordt afgelegd. Het belang van een goede Planning & Control is evident.

Planning is het proces waarbij de organisatie aangeeft wat zij belangrijk vindt om te realiseren, welke acties en inzet van mensen en middelen daarvoor nodig zijn. Planning helpt focus aan te brengen en het voorziet in een logisch raamwerk welke houvast biedt in het formuleren en nastreven van een meerjarenstrategie. Tevens voorziet het in de mogelijkheid om geleverde prestaties te vergelijken met vooraf gestelde doelen.

Control richt zich op het bewaken van de uitgezette koers en geeft het management van een organisatie de middelen om verantwoording af te kunnen leggen en indien nodig bij te kunnen sturen.

Is toch wel lastig!

Te vaak echter richten deze organisaties zich op het tactische niveau van de Planning & Control en is men teveel gericht op de details in financiële analyses en rapportages als output. De gevolgen daarvan worden op verschillende manieren zichtbaar:

1. Het strategisch plan is vooral een "dingetje" van het topmanagement. Het plan wordt via een communiqué bij het onderliggend management neergelegd en aangegeven dat zij dit moeten uitvoeren. Draagvlak is ver te zoeken!
2. Gestelde doelen worden niet SMART gedefinieerd. Veelal ontbreken daarnaast ook KPI’s. Het is voor stakeholders niet goed vast te stellen of de organisatie succesvol is in het realiseren van haar doelen.
3.  Het budgetproces is louter een door de afdeling financiën geleide rituele cijfermatige exercitie. Van kaders tot het financiële plaatje, het blijft een beleidsarm traject! De manager weet wel wat hij maximaal mag uitgeven, maar of dit bijdraagt aan effectieve resultaten is maar de vraag.
4. “To-the-point” voortgangsinformatie ontbreekt. Noodzakelijke aanpassing van de organisatie aan veranderde omstandigheden of wenselijke verbetering in processen en inzet van middelen blijft achterwege. Het wel of niet bereiken van resultaten kan niet goed worden gesanctioneerd.
5. Evaluatie van de Planning & Control cyclus vindt niet plaats. Hierdoor kan er niet worden geleerd van fouten en blijft de organisatie achter de feiten “aanhollen” en brandjes blussen.

Succesvolle organisaties doen dat anders

Er is veel onderzoek beschikbaar over welke organisaties als succesvol kunnen worden gezien. Geconstateerd moet worden dat dergelijke onderzoeken naar succesvolle organisaties veel kritiek hebben gekregen. Er werd/wordt vooral kritiek gegeven op de gevolgde methodologie en houdbaarheid van conclusies.

Succesvolle organisaties (op dit moment dan!) zijn bijvoorbeeld Google, Apple, Microsoft, Facebook. Wat opvalt, is dat het veelal Tech-bedrijven zijn die de boventoon voeren. Wat deze organisaties in ieder geval anders doen is dat ze een krachtige leider met dito boodschap aan het roer hebben en dat, van hoog tot laag, iedereen wordt betrokken bij Planning en Control. Werknemers van Google bijvoorbeeld worden actief aangemoedigd om 20% van hun werktijd te besteden aan het ontwikkelen van nieuwe ideeën. Apple zet mensen in die, zoals Steve Jobs dat heeft gezegd, het management verteld wat ze moeten doen en niet andersom. Het is in ieder geval geen “speeltje” van alleen de top! Daarmee zeker niet zeggend dat het overal “pais en vree” is of zal zijn. Zeker als we ons realiseren dat zoals wordt gezegd: “we bouwen bedrijven die gedoemd zijn ooit te falen”.

Tips om de goede dingen te doen

Uit onderzoek blijkt dat:

1. Hoe minder het aantal strategieën, hoe groter de kans dat deze worden geïmplementeerd.
2. Hoe minder het aantal kritische succesfactoren, hoe groter de kans dat ze ook daadwerkelijk als succesvol worden gezien.
3. Hoe minder prestatie-indicatoren, hoe groter de kans dat ze werkelijk worden gevolgd en gemanaged.
4. Hoe minder acties er worden gedefinieerd, hoe groter de kans dat ze daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Heb jij tips om de "goede dingen" te doen zodat je organisatie nog succesvoller wordt? Ik hoor ze graag!